Il s’est tenu du Mercredi 17 au Vendredi 19 Août 2022 dans la salle MAYAMBA de la concession Saint PIERRE CLAVER dans la commune de Gombe, un atelier de formation sur « Comment créer et gérer un service de documentation et des archives » à l’attention des cadres et agents de la Direction Générale du SAEMAPE et ceux de la Direction Provinciale de Kinshasa.
Dans son mot d’ouverture, le Directeur Général du SAEMAPE, Monsieur Jean-Paul KAPONGO KADIOBO a exprimé son souci de voir au travers cette formation, les cadres et agents du SAEMAPE être outillé dans les notions d’archives et organiser une meilleurs gestion de la documentation dans l’exécution de leurs tâches au quotidien.
La plupart des entreprises se trouvent de nos jours dans une situation particulière du point de vue de la gestion de l’information en général et plus spécifiquement, de la gestion des archives. Elles émettent, reçoivent et accumulent une masse importante de documents papier dont la maitrise pose un réel ; ce phénomène a pris de l’ampleur dans un contexte dans lequel le recours aux outils bureautiques s’accentue avec comme conséquence, la production d’une masse importante de documents.
Le document papier, outre son confort et la facilité de la lecture linéaire qu’il offre, facilite la recherche de preuve juridique et constitue également une source d’information très importante au travers son contenu. Mais il est difficile d’accès, sa gestion et son archivage sont tout aussi difficiles. Les risques de dégradation ou de perte sont élevés.
Ces documents (archives) qui sont habituellement actifs càd ceux générés au quotidien par une activité, peuvent avoir une haute valeur pour l’entreprise, valeur de preuve ou une valeur historique. Une gestion inappropriée de ces documents actifs aura des conséquences sur la fiabilité, l’intégrité ou l’exhaustivité de ces derniers.
De nos jours mécanismes à mettre en place pour réduire la grandeur de la tâche liée à la gestion manuelle des archives, notamment bien sur le recourt à un Système d’Archivage Electronique (SAE) et de la Gestion Electronique des Documents (GED).
Avec la modernisation actuelle des administrations, une nouvelle approche de gestion moderne des archives se révèle un outil indispensable et essentiel.
C’est dans ce contexte que le SAEMAPE a pensé renforcer les capacités de ses agents dans non seulement la gestion efficace de ces archives actifs mais dans la manière de créer et gérer tout un service de documentation et des archives.
Le Directeur Général du SAEMAPE qui a également clôturer ces assises, s’est félicité de son déroulement et des notions apprises. Promettant un accompagnement efficace à la Direction de formation et vulgarisation du SAEMAPE qui a plaider pour une poursuite sur terrain de ces formations surtout dans les domaines techniques liées à l’Artisanat Minier, le DG Jean-Paul KAPONGO a également féliciter le centre de formation et d’encadrement professionnel « CFEP » en sigle et tous les agents et cadres.
Il s’en est suivi la remise des brevets.
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